A minhas dúvidas são:
1) Possíveis data de partida e chegada do Brasil (ou seja, quando saímos e quando voltamos).
Até para poder programar as férias. 
> isso é o grupo que decide. depende da disponibilidade de cada um em estar disponível para viajar. a duração da viagem deve levar em conta não só o tempo que as pessoas poderão ficar lá, mas os custos de transporte e acomodação.
2) Quando vocês começaram a pagar as passagens? 
> desde o início da conversa, todos íamos verificando os preços e condições nos sites que vendem passagens. primeiro busquei no submarino.com e americanas.com que vendem em 10x sem juros. acho que fechamos via decolar.com. pagamos à vista, o dólar era outro
há inúmeras opções de vôos, cada cia chega por uma cidade. tem que pesquisar muito. também tentei fazer um pacote com uma agência de turismo aqui de floripa, mas os custos não compensavam. se alguém tiver acesso, pode tentar. neste caso, qualquer alternativa é válida desde que o preço fique menor. uma coisa é certa, voar KLM é tudo de bom !
3) Quantas pessoas pretendem ir esse ano? Pergunto isso pois podemos conseguir descontos na passagem se comprarmos tudo junto. Acho que a cada 6 passagens, 1 é grátis. Portanto a passagem grátis não vai sair grátis para a sétima pessoa, mas todos vamos pagar um preço menor na passagem final. 
> é legal o povo se manifestar logo para ir acertando as preferências de cada um. lembro que ficamos pelo menos 4 meses discutindo cada detalhe da viagem e mesmo assim, por não conhecermos as características do local, vários pontos ficaram "descobertos" e fomos improvisando à medida do necessário. Graças à Deus, deu tudo certo!
4) Outros custos fixos. Aluguel de carro, custo de hospedagem, comida etc.
> aluguel de carro: é mais barato reservar do Brasil. lá, tem que pagar imposto, e fazendo daqui não. pelo menos foi assim conosco.
dependendo do quanto se vai rodar, deve-se considerar as características do veículo. no nosso caso, fomos muito felizes em pegar uma SW mesmo sendo um pouco mais caro. se fosse diferente teríamos que ter feito duas viagens para ir de Skaerbaek até Billund e justamente no dia das compras !!!
o combustível era Diesel. apesar do preço, rende bem. acho que rodamos mais de 1000km (será que exagerei?) as pontes cobram pedágio. todos estes custos podem ser antecipados via internet.
> hospedagem: os chalés do local do evento comportam 6 pessoas confortavelmente. os custos são subsidiados, tipo: não precisa pagar pela energia gasta e tem direito de usar as piscinas. dependendo do roteiro escolhido, vão se definindo as despesas. reservar os hotéis antecipadamente é uma boa para não correr o risco de não ter lugar. não precisa pagar antecipado, mas eventualmente tem que ter cartão de crédito internacional para efetuar a reserva.
> alimentação: comida não é nada barato por lá. uma simples garrafa d'água pode custar R$5 ou mais. as comidas são um tanto diferentes, eu particularmente gostei de tudo o que comi. mesmo um simples lanche pode ser "meio" caro. tipo, aqui, com R$15 se come no McDonald's. lá, o mesmo lanche pode custar o dobro tranquilamente. por exemplo, comemos no Burger King. lá o refri podia beber à vontade, pagando só 1.
por outro lado, experimentar a gastronomia local um pouco refinada pode custar mais Coroas do que você estaria disposto a gastar. 1 vez vale à pena !!! (ai que saudades dos profiteroles...)
5) Os custos variáveis dependem de cada um (e do orçamento), principalmente para LEGO. Esse eu nem vou perguntar...
Por enquanto é só isso.
> além do $ para LEGO (leve o que puder !!!) precisa de $ para as bobagens do dia-a-dia. ônibus para circular pela cidade. um café aqui, um sorvete ali, alguns cartões postais... (cada selo para cá custa umas 8 coroas) isso sem falar nas lembrancinhas, que não são poucas.
algumas lojas são muuuuuito legais, principalmente para quem nunca foi ao exterior (era o meu caso), assim, qualquer coisa já era diversão garantida. eu trouxe umas lanternas de LED com baterias recarregáveis de energia solar que são uma beleza! é o tipo de coisa que não estava no orçamento inicial. ainda, no meu caso, levei malas pequenas e muita roupa de frio. faltou espaço para os legos que vieram todos sem as caixas. acabei comprando uma mala. neste caso, precisa saber quanto custa para trazer uma mala extra e em quais condições. no caso da KLM, custava € 150 !!!
enfim,
pode parecer complicado, mas é a coisa mais legal do mundo planejar uma viagem dessas.
2008 será um ano que dificilmente esquecerei!
